Datenschutz-
information für
Geschäftspartner

1.  Information nach Art 13 & 14 der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)

Wir freuen uns, dass Sie sich dafür interessieren, Dienstradleasing über mein-dienstrad.de in Ihrem Unternehmen anzubieten. Wir möchten Ihnen nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang erteilen.

2.  Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die 

Mein Dienstrad GmbH
Stau 123
26122 Oldenburg

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internetseite: https://www.mein-dienstrad.de/impressum/

3.  Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit dem Dienstrad-Leasing übermittelt haben, um das Dienstradleasing für Ihr Unternehmen anbieten zu können und die dafür notwendige Abwicklung zu ermöglichen. Folgende Daten sind hierzu notwendig: 

Für die Kontaktanbahnung, Kommunikation und Portalnutzung: 

• Vorname, Nachname
• Adresse
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)

Für die Prüfung und das Zustandekommens des Vertrages werden vom Zeichnungsberechtigten zusätzlich folgende Informationen verarbeitet: 

• Personalausweiskopie
• Unterschriftenprobe
• Geburtsdatum

Die E-Mail-Adresse des Dienstradbeauftragten wird außerdem dazu verwendet, Sie regelmäßig über für Sie relevante Veränderungen in unseren Prozessen und in unserem Portal zu informieren.

Die Daten werden für den Zweck einer revisionssicheren Speicherung von Geschäftsunterlagen aufbewahrt.

Wir erheben und speichern bei der Nutzung unseres Portals automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Hosting

Wir nutzen das Microsoft Data Center in West Europe Irland. Die Verwendung vom Microsoft Data Center erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein be-rechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unseres CRM Systems.

Amazon Web Service
Für den Betrieb unseres Portals und unseres Ticketsystems nutzen wir Amazon Web Services.
Amazon Web Services (AWS) Anbieter ist die Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, 1855 Luxemburg, Standort des Rechenzentrums ist Frankfurt am Main (nachfolgend AWS). Wenn Sie unsere Website besuchen, werden Ihre personenbezogenen Daten auf den Servern von AWS in Europa verarbeitet. Es ist vertraglich vereinbart, dass Daten ausschließlich in Europa verarbeitet werden. Es ist nicht davon auszugehen, dass Daten in die USA an das Mutterunternehmen von AWS übermittelt werden. Die Verwendung von AWS erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unseres Portals. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verar-beitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TTDSG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Auftragsverarbeitung
Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem oben genannten Anbieter geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Portalnutzer nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

4.   Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Anbieten des Dienstrad-Leasings in Ihrem Unternehmen ist der Art. 6 Abs. 1 f), DSGVO, Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses. Danach ist die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund eines bestehenden berechtigten Interesses zulässig. Das berechtigte Interesse im Rahmen des Dienstrad-Leasings besteht in Herbeiführung und für die Betreuung des Dienstrad-Leasings für Ihr Unternehmen. Die Daten des Zeichnungsberechtigten werden zudem auf Grundlage des Geldwäschepräventionsgesetzes die Personalausweiskopie, das Geburtsdatum und die Unterschriftenprobe von der Leasinggesellschaft verarbeitet. Die Daten werden zu diesem Zweck von uns an die Leasinggesellschaft weitergegeben. Als Rechtsgrundlage hierfür gilt Art. 6. Abs. 1 c), DSGVO. Die Weitergabe durch das Geldwäschepräventionsgesetzes ist eine gesetzliche Verpflichtung.

Im Falle einer Nichtbereitstellung der notwendigen Daten ist das Dienstrad-Leasing für Unternehmen nicht möglich. 

Die Information über für Sie relevante Änderungen in unserem Portal und in unseren Prozessen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben eine berechtigtes Interesse Sie über wesentliche Änderungen zu informieren.

Bei der revisionssicheren Speicherung von Geschäftsunterlagen werden die Daten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen verarbeitet, so wie das HGB, die Abgabenordnung und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung vorgeben.

Die Erfassung Ihrer Daten im Rahmen der Portalnutzung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung unseres Portals. Hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden. 

5.  Wie lange werden die Daten gespeichert? 

Steuerlich relevante Unterlagen wie z.B. Rechnungen werden 10 Jahre aufbewahrt. Alle Unterlagen, die zur Vertragsverhandlung und -anbahnung gehören sowie alle weiteren für das Leasing notwendigen Schritte wie beispielsweise unsere Kommunikation mit Ihnen bezüglich des Angebots sowie dessen Annahme oder Ablehnung, werden als Geschäftsbrief für 6 Jahre aufbewahrt.

Grundsätzlich löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald die Zwecke, für die diese erhoben wurden, erfüllt sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen.

6.  An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Im Falle des Zeichnungsberechtigten werden die Unterschriftenprobe und die Personalausweiskopie zusammen mit den Rahmenvertragsunterlagen bei der Leasinggesellschaft eingereicht. Dies ist im Rahmen des Geldwäschepräventionsgesetzes notwendig, um die Richtigkeit der Unterschriften auf Leasingverträgen und Abrufscheinen zu überprüfen, die im Rahmen des Dienstrad-Leasings bei der Leasinggesellschaft eingehen.

Die E-Mail-Adressen des Dienstradbeauftragten und weitere Personen, die regelmäßig über Neuerungen in unseren Prozessen und in unserem Portal informiert werden sollen, werden an die CleverReach GmbH & Co. KG weitergegeben. Die CleverReach GmbH & Co. KG ist ein Auftragsverarbeiter, den wir nutzen, um den Mailversand abzuwickeln.

7.  Wo werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland und der Europäischen Union verarbeitet.

8.  Kooperation im Rahmen des Werbemittelshops

Wenn Sie unseren Werbemittelshop nutzen, werden Sie zu unserer Werbemittelshopseite weitergeleitet, die von unserem Partner SIGEL GmbH betreut wird. Wir haben hier eine gemeinsame Verantwortung mit SIGEL. Wir sind u.a. dafür verantwortlich über das Artikelspektrum zu entscheiden und kundenspezifische Rabatte freizugeben. Genauer entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung auf der Website des Werbemittelshops. 

9.  Ihre Rechte als „Betroffene“?

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich mit genügender Identifikationsmöglichkeit erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

10.  Unser Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten im Unternehmen erreichen Sie unter:

Peter Vormbruck
datenschutz@mein-dienstrad.de

11.  Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. 

In unserem Fall ist dies „Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen“.