Datenschutz-
information für Dienstradnutzer

1. Information nach Art 13 & 14 der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)

Wir freuen uns, dass Sie sich dafür interessieren, ein Fahrrad oder Pedelec über mein-dienstrad.de zu leasen. Wir möchten Ihnen nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang erteilen.

2. Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die

baron mobility service GmbH
Staulinie 14 – 15
26122 Oldenburg

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtig-ten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internetseite: https://www.mein-dienstrad.de/impressum/

3. Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit dem Dienstrad-Leasing übermittelt haben, um Ihre Dienstrad-Anfrage zu bearbeiten, die dafür notwendige Abwicklung zu ermöglichen und Sie über wichtige Änderungen zu informieren.
Bei dem Zustandekommen des Dienstrad-Leasing werden unser Partner involviert. Dazu gehören neben den von Ihnen ausgewählten Fahrradhändlern auch die Leasinggeber und Versicherungen. Mehr zu diesen verschiedenen Empfängern beschreiben wir unter Punkt 5: „An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?“
Die Daten werden ebenfalls bei der Meldung eines Versicherungsschadens sowie beim Wartungsprozess für Ihr Dienstrad verarbeitet. Folgende Daten sind hierzu notwendig:

• Name
• Adresse
• Ggf. Geburtsdatum (wenn vom Arbeitgeber gefordert)
• Ggf. Mitarbeiternummer (wenn vom Arbeitgeber gefordert)
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Raddaten (Radpreis, Marke, Modell, Rahmennummer)
• Leasingrate
• Fahrerpass

Ihre E-Mail-Adresse wird außerdem dazu verwendet, Sie über für Sie relevante Veränderungen in unseren Prozessen und in unserem Portal zu informieren.

Zudem erheben und speichern wir bei der Nutzung unseres Dienstrad-Portals automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Hosting

Amazon Web ServiceFür den Betrieb unseres Portals und unseres Ticketsystems nutzen wir Amazon Web Services. Amazon Web Services (AWS) Anbieter ist die Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, 1855 Luxemburg, Standort des Rechenzentrums ist Frankfurt am Main (nachfolgend AWS). Wenn Sie unsere Website besuchen, werden Ihre personenbezogenen Daten auf den Servern von AWS in Europa verarbeitet. Es ist vertraglich vereinbart, dass Daten ausschließlich in Europa verarbeitet werden. Es ist nicht davon auszugehen, dass Daten in die USA an das Mutterunternehmen von AWS übermittelt werden.  Die Verwendung von AWS erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unseres Protal und des Ticketsystems. Sofern eine entsprechende Einwilligung ab-gefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TTDSG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem oben genannten Anbieter geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Portalnutzer nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

4. Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Leasinganfrage ist der Art. 6 Abs. 1 f), DSGVO, Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses. Danach ist die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund eines bestehenden berechtigten Interesses zulässig. Das berechtigte Interesse im Rahmen des Dienstrad-Leasings besteht in Herbeiführung und für die Betreuung des Dienstradleasings für das von Ihnen ausgewählte Fahrrad sowie aller dafür benötigten Schritte wie der Versicherungsmeldung, der Bearbeitung Ihrer Anfragen im Kundenservice, der Wartung Ihres Dienstrades, der Abwicklung mit der Versicherung im Falle eines Schadens sowie des Leasingendes.

Im Falle einer Nichtbereitstellung der notwendigen Daten ist das Dienstrad-Leasing für das von Ihnen ausgewählte Fahrrad nicht möglich.

Die Information über für Sie relevante Änderungen in unserem Portal und in unseren Prozessen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Wir haben eine berechtigtes Interesse, Sie über wesentliche Änderungen zu informieren

Bei der revisionssicheren Speicherung von Geschäftsunterlagen werden die Daten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 c), DSGVO zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen verarbeitet, so wie dies das HGB, die Abgabenordnung und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung vorgeben.

Die Erfassung Ihrer Daten im Rahmen der Portalnutzung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1  f), DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung unseres Portals. Hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

5. An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Ihre Daten werden über unser Portal an den Fahrradfachhändler weitergegeben, bei dem Sie Ihr Dienstrad bestellt haben, um eine Abwicklung Ihres Auftrages zu ermöglichen. Ihr Antrag wird zudem an Ihren Arbeitgeber zur Freigabe über unser Portal weitergeleitet. Ggf. wird dafür auf Grund-lage Ihrer Daten ein Überlassungsvertrag über unser Portal erzeugt. Des Weiteren hat Ihr Arbeitgeber die Möglichkeit Ihre Daten aus unserem Portal für die Gehaltsabrechnung zu exportieren. Nachdem Ihr Arbeitgeber seine Zustimmung gegeben hat, wird Ihr Antrag in unserer Vertragsbear-beitung bearbeitet. Im Rahmen der Bearbeitung werden die Daten an die Leasinggesellschaft wei-tergegeben. Bei einer positiven Zusage zum Leasingvertrag werden Ihre Daten an die Versiche-rungsgesellschaft zum Abschluss eines Versicherungsvertrages weitergegeben. Welche Leasing-gesellschaft und welche Versicherungsgesellschaft Ihre Daten erhält, ist abhängig von Ihrem Ar-beitgeber. Falls wir Sie während der Vertragsabwicklung überwichtige Änderungen informieren müssen, werden wir die Daten an die CleverReach GmbH weitergegeben, unserem Dienstleister für Mailungs. Falls weder Sie noch Ihr Arbeitgeber am Ende der Leasinglaufzeit das Rad überneh-men, werden Ihre Daten ggf. an die bravobike GmbH, einem Händler für Gebrauchträder, weitergegeben, damit dieser das Fahrrad bei Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber abholen kann.

Wenn für Sie relevante Änderungen in unseren Prozessen und unserem Portal vorgenommen werden, wird Ihre E-Mail-Adressen an die CleverReach GmbH & Co. KG weitergegeben, um Sie über die Neuerungen zu informieren. Die CleverReach GmbH & Co. KG ist ein Auftragsverarbeiter, den wir nutzen, um den Mailversand abzuwickeln.

6. Wo werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland und der Europäischen Union verarbeitet.

7. Leasingrechner

Mit unserem im Portal eingebundenen Leasingrechner stellen wir Ihnen ein webbasiertes Tool für den Zweck der möglichst genauen Berechnung Ihrer monatlichen Belastung durch das Dienstrad-Leasing zur Verfügung.
In diesem Zusammenhang erheben wir von Ihnen folgende Daten:

• Bruttomonatsentgelt
• Steuerklasse
• Kinderfreibeträge
• Kirchensteuerpflicht
• Art der Rentenversicherung
• Art der Krankenversicherung
• Zusatzbeitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung
• Bundesland

Diese Daten werden für den Zweck der Berechnung per Schnittstelle an den Steuerfachanwalt Disqué weitergegeben. Die Daten werden dabei nur abgerufen und nicht gespeichert. Der Steuerfachanwalt Disqué handelt als eigener Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Die Daten werden auf unserer Seite nach Beendigung der Session gelöscht.

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse unseren Kunden eine Möglichkeit zu bieten, die zukünftige Belastung durch das Dienstradleasing zu berechnen.

8. Ihre Rechte als „Betroffene“ 

Sie haben das Recht auf Auskunft an den Verantwortlichen über die betreffenden personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen verarbeiten, sowie
• auf Berichtigung,
• auf Löschung oder
• auf Einschränkung der Verarbeitung oder
• auf Widerspruchs gegen die Verarbeitung sowie
• das Recht auf Datenübertragbarkeit,
• das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, einschließlich Profiling, beruhenden Entscheidung unterworfen zu sein.

Ihre oben benannten Rechte als Betroffener sind beschrieben in den Artikeln 15 – 22 der DSGVO.

Sollten wir Sie bei Ihrer Anfrage nicht eindeutig identifizieren können werden wir Sie bitte dies zu ermöglichen, um sodann Ihrem Recht auf Auskunft nachkommen zu können.

9. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten im Unternehmen erreichen Sie unter: datenschutz@baronmobil.com

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. In unserem Fall ist dies „Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen“.